5S Ordnung und Sicherheit am Arbeitsplatz schaffen

5S spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern minimiert Verschwendung, erhöht die Arbeitssicherheit, fördert das Wohlbefinden und verbessert Ihre Außenwirkung

Mit der 5S-Methode, oder auch 5A-Methode genannt, vermeiden Sie Chaos am Arbeitsplatz. Die 5S-Methode kommt aus japanischen Produktionskonzepten.

 In den 50er Jahren führte der Produktionsleiter Taiichi Ohno das sogenannte Toyota-Produktionssystem ein.

 

Sein Ziel: die Produktion des japanischen Autobauers effizienter machen. Um das zu erreichen, entwickelte er unter anderem die 5S-Methode.

Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Management-Philosophie des Kaizen, hierzulande auch bekannt als KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Prozesse werden Schritt für Schritt immer weiter verbessert und dazu ist jeder mitverantwortlich.

 

In den 90er Jahren wurde das Toyota Produktionssystem durch das Buch „Die zweite Revolution in der Automobilindustrie“ bekannt. Hier prägte es das Schlagwort Lean Management.

 

Typische Kennzeichen von mangelhafter Ordnung und schlechter Arbeitsorganisation sind:

 

• Gegenstände/Ersatzteile werden ständig gesucht

 

• Werkzeuge und Arbeitsmittel scheinbar verschwunden

 

• Lange Such- und Wartezeiten

 

• Arbeitsplätze und Wege blockiert

 

• Arbeitsunfälle häufen sich

 

Kennen Sie das ...

In der Fahrzeugannahme liegen veraltete Zeitschriften in der Kundenzone. Die eigenen Informationen und Prospekte sind abgegriffen und verschmutzt.

Das Lager ist ein Friedhof für alte Ersatzteile, Batterien, Öl- und Schmierstoffe, Reifen und Kartons. In der Werkstatt liegen verstaubte Maulschlüssel und Schraubenzieher kreuz und quer auf der Werkbank. Schweißgeräte, Motor-Tester und Klima-Geräte stehen verteilt in der gesamten Werkstatt.

 

So sehen Arbeitsplätze in vielen Firmen aus. Und so eine Unordnung kostet nicht nur Zeit und Geld, sie stellt auch eine Gefahr für die Arbeitssicherheit
und für die Kundenzufriedenheit dar.

 

Das alles führt auch zu einer schlechten Produktivität und damit auch zu einer schlechteren Rentabilität. Japanische Unternehmen, in vielen Bereichen
führende Entwickler von Produktionskonzepten, haben für solche Fälle das Konzept „5S“ entwickelt.
Mit ihr lässt sich jeder Arbeitsplatz sinnvoll organisieren.

 

Beenden Sie das Chaos am Arbeitsplatz ! Egal ob im Büro oder der Werkstatt:

 

Die 5S-Methode sorgt dafür, dass Sie und Ihre Mitarbeiter dauerhaft effizienter arbeiten können. Und ein sauberer Arbeitsplatz fördert nicht nur die Arbeitssicherheit sondern fördert auch die Motivation.


Was verbirgt sich hinter der 5S Methode ?

Mit der 5S-Methode halten Sie Ihre Kundenzone, Werkstatt, Lager-und Arbeitsplätze ordentlich und sauber. Alle Abläufe werden
übersichtlich und sicher organisiert und das lästiges Suchen oder unnötige Wartezeiten werden verringert oder ganz beseitigt.

 

„5S“ steht für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte, mit denen Ordnung und Sauberkeit in ihrem Betrieb hergestellt und
aufrecht erhalten werden können. In der deutschen Übersetzung beginnen die Schritte alle mit "A", weshalb im
deutschsprachigen Raum auch von der 5A-Methode gesprochen wird.

 

Wo liegt der Unterschied zwischen 5 S und 5 A ?

 

Ursprünglich leiten sich die 5S von den japanischen Begriffen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ab – das sind die
fünf Schritte der 5S-Methode.

Sinngemäß übersetzt bedeuten sie:

  1. Sortieren
  2. Systematisieren
  3. Saubermachen
  4. Standardisieren
  5. Selbstdisziplin üben und ständig verbessern

Anders übersetzt wird aus der 5 S- die 5 A-Methode

  1. Aussortieren
  2. Aufräumen
  3. Arbeitsplatz säubern
  4. Anordnungen zum Standard machen
  5. Alle Punkte einhalten und verbessern

 

1. Aussortieren (Seiri)

Zuerst wird der komplette Arbeitsplatz untersucht und entschieden, welche Gegenstände für die Arbeit benötigt werden
und welche nicht. Alles was man nicht braucht wird ausgemistet. Relevante Fragen dabei:

  •  Finde ich alle Gegenstände sofort, die ich für meine Arbeit benötige?
  • In welchen Situationen verschwende ich Zeit mit der Suche?
  • Befinden sich Gegenstände an meinem Arbeitsplatz, die ich gar nicht brauche?
  • Wie lange suche ich nach Technischen Informationen?
  • Wo stehen Geräte und Maschinen?
  • Wie lange sind die Wegzeiten?
  • Stapeln sich längst erledigte Unterlagen auf meinem Schreibtisch, weil schon länger keine Ablage mehr gemacht wurde?

 Das Ziel: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und mehr Platz sorgen und sich einen Überblick über die Bestände verschaffen.

 

2. Aufräumen beziehungsweise ergonomisch anordnen (Seiton)

Schaffen sie eine nützliche Anordnung aller Gegenstände am Arbeitsplatz und weisen Sie den Gegenständen einen festen Platz zu.
Alles, was häufig gebraucht wird, sollte griffbereit sein. Weniger oft Verwendetes wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist, etwa im Lager.

 

Dies kann folgendermaßen aussehen:

  • Flächen und Wege werden entsprechend gekennzeichnet.
  • Lagerplätze, Regale und Schränke erhalten eine Beschriftung.
  • Werkzeuge werden sortiert und in dazugehörige Schubladen einsortiert.
  • Alle Werkstatt Geräte und Maschinen erhalten einen festen Platz der gekennzeichnet wird.
  • Mülltonnen und Abfalleimer werden beseitigt und durch Müllstationen mit festem Konzept und festem Platz ersetzt

 Bei der Auswahl dieser festen Plätze sollten die definierten Arbeitsprozesse beachtet werden. Ziel ist es, die Wege so weit
wie möglich zu verkürzen.

 

3. Arbeitsplatzsauberkeit (Seiso)

Die Mitarbeiter reinigen ihre Arbeitsplätze selbst. Beim Reinigen des Arbeitsplatzes wird auch der Zustand der Arbeitsmittel überprüft.

 

4. Anordnung zur Regel machen (Seiketsu)

In diesem Schritt werden Kennzeichnungen und Beschriftungen angebracht: Sie machen klar, was wo hingehört.
Zudem werden Standards definiert.

 

Beispiel Lacklager:

Klebeetiketten am Regal zeigen: Hier sollen zwei Dosen Mischlacke als Reserve stehen. Ist nur noch eine Dose da, weiß
der zuständige Kollege gleich, dass er neue bestellen muss. Damit das reibungslos funktioniert, müssen natürlich die
Zuständigkeiten geklärt sein: Wer ist dafür verantwortlich, dass immer zwei Mischlacke in Reserve stehen?

 

Diese neue Organisation wird dokumentiert und an jedem Arbeitsplatz ausgehängt.

 

Das Ziel:

Die Arbeitsplatzorganisation für alle Mitarbeiter nachvollziehbar machen. Außerdem sicherstellen,
dass die neue Ordnung eingehalten wird und Fehler oder Mängel sollen sofort ins Auge fallen.

 

5. Alle Punkte einhalten und verbessern (Shitsuke)

Hier müssen die Vorgesetzten von den Mitarbeitern Ordnung und Disziplin immer wieder einfordern. 5S hat

handfeste Vorteile und kann nur funktionieren wenn die Mitarbeiter Selbstdisziplin an den Tag legen.

  • Regelmäßige Schulungen zum Thema können dabei ebenso helfen wie kleine Belohnungen oder Wettbewerbe.
  • Auch neue Ideen der Mitarbeiter, wie man 5S noch besser im Betrieb verankern kann, sind ausdrücklich erwünscht.
  • Motivierend sind auch Vorher-Nachher-Fotos, die die Verbesserungen vor Augen führen.

Die 5S Methode kann sich positiv auf verschiedene Unternehmensbereiche auswirken, wenn sie konsequent umgesetzt
wird und alle Mitarbeiter und Vorgesetzte an einem Strang ziehen.

 

Die Arbeitsabläufe erhalten eine neue Qualität, da sich die Abteilungen gegenseitig aufeinander und auf
ihre Arbeitsergebnisse verlassen können.


Welche Vorteile bringt 5S ?

5S spart Zeit

Wenn der Arbeitsfluss unterbrochen wird, oder die Wegzeiten zu lang sind, verlieren Sie jedes Mal unheimlich viel Zeit.
Doch genau das passiert, wenn ein Mitarbeiter erst sein Werkzeug suchen muss, oder in der Werkstatt herumirrt und
das Klima Gerät nicht findet. Und wenn das Arbeitsmaterial überall verstreut ist, muss der Mitarbeiter zudem
noch ständig hin- und herlaufen.

 

5S minimiert Verschwendung:

Wenn Sie keine richtige Ordnung haben, kennen Sie auch Ihre Bestände nicht !

Und wenn der 13 Maulschlüssel mal wieder partout nicht auffindbar ist? Wird eben ein neuer angeschafft.
Das kostet unnötig Geld – ebenso wie Defekte, die dadurch entstehen, dass alles wild durcheinander liegt.

 

5S erhöht die Arbeitssicherheit

Vor allem in Handwerksbetrieben gilt: Je größer die Unordnung, desto größer das Risiko von Arbeitsunfällen.
Durch eine ordentlich und saubere Werkstatt minimieren Sie das Risiko

 

5S macht Übergabe leichter

Wenn sich nur der einzelne Mitarbeiter in seinem Chaos zurecht findet, dann sind Probleme vorprogrammiert.
Zum Beispiel wenn er mal krank oder im Urlaub ist. Denn neue Kollegen brauchen lange, bis sie sich zurechtfinden.

 

5S fördert das Wohlbefinden

In einem sauberen und ordentlichen Umfeld macht die Arbeit einfach mehr Spaß. Und ein ergonomisch gestalteter
Arbeitsplatz ist der Gesundheit zuträglich.

 

5S verbessert die Außenwirkung

Werden Kunden oder Geschäftspartner in der Firma herumgeführt, muss sich keiner für das herrschende
Durcheinander schämen.

 

5S schafft Platz

Wenn entsorgt wird, was niemand braucht, entsteht freier Raum, der sich sinnvoll nutzen lässt.


Einführung von 5S

Einführung von „5S“

Insgesamt führt „5S“ dazu, dass nutzlose Tätigkeiten wie das Suchen von Gegenständen und das Warten auf das Ende anderer Arbeitsprozesse reduziert werden. Auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann schneller erfolgen, da sie sich auf Anhieb zurechtfinden. „5S“ lässt sich allerdings nur mit Unterstützung der Mitarbeiter umsetzen. Bei der Einführung des Konzepts sollten Unternehmen daher folgende Schritte beachten:

 

Informieren

Die Mitarbeiter über die Einführung des geplanten Konzepts informieren und mit einbeziehen.

 

Begeistern

Den Mitarbeitern aufzeigen, was sich durch „5S“ positiv für sie verändern kann.

 

Schulen

Jeder Mitarbeiter erhält eine Schulung über die Grundlagen von „5S“ und insbesondere darüber, wie das Konzept im Unternehmen umgesetzt werden soll.

 

Wiederholen

5S ist kein einmaliges Konzept, sondern muss immer wieder ins Gedächtnis gerufen werden.


Widerstände bei 5S

Widerstände gegen 5S und wie man sie auflöst. Andreas Skuin gibt Tipps wie man die Mitarbeiter überzeugen kann mitzuziehen.

 

Wer will, dass Mitarbeiter ihr Verhalten grundlegend ändern, muss mit Widerstand rechnen – das gilt auch für die 5S-Methode. 

 

1. Mitarbeiter meinen, keine Zeit für die 5S-Methode zu haben.

Die 5S-Methode ist kein Projekt, das man durchzieht und abhakt. Wer dauerhaft einen effizient organisierten Arbeitsplatz will, braucht eine tägliche Routine: verwendetes Werkzeug zurück an seinen Platz legen, den Arbeitsplatz sauberhalten, Maschinen regelmäßig warten.

 

Dafür muss sich jeder Mitarbeiter täglich Zeit reservieren – und so mancher meint, die nicht zu haben. Ein Argument, das zu kurz greift, sagt Skuin: „Das ist genauso unsinnig wie: "Ich hab‘ keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss sägen." Genau das gilt es dem Team vermitteln: dass sich durch effizientere Abläufe viel mehr Zeit sparen lässt, als es kostet, kurz den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.

 

Gerade für das „erste S“ der 5S-Methode, das Aussortieren, sollte man allerdings ausreichend Zeit einplanen: Ein jahrelang, vielleicht jahrzehntelang vermülltes Lager lässt sich nun einmal nicht in einer halben Stunde entmüllen und sinnvoll neu organisieren. Ein Tipp des Kaizen-Experten Skuin: „Machen Sie eine Party draus!“ Wenn alle mit anpacken und der Chef hinterher zum Grillen einlädt, ist das Team sicher motiviert bei der Sache.

 

2. Mitarbeiter fühlen sich durch die 5S-Methode überreguliert.

„Jetzt darf ich nicht mal mehr ein Foto meiner Kinder auf den Schreibtisch stellen!“ – „Wenn ich meinen Locher drei Zentimeter zu weit links hinstelle, fallen wir beim 5S-Audit durch – lächerlich!“ Zwei typische Proteste gegen die 5S-Methode – die sich aber leicht entkräften lassen, wie Skuin erklärt: Denn wie genau man es mit 5S nimmt, könne jede Firma selbst entscheiden. Wer es affig findet, auf dem Schreibtisch einen Platz für den Locher zu markieren, belässt es bei der simplen Regel: Auf jedem Schreibtisch muss ein Locher stehen. „Wichtig ist, dass der eingeschlagene Weg zu Ihrem Unternehmen passt“, sagt Skuin.

 

Auch persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz müssen nicht tabu sein. Zudem könne auch jeder Mitarbeiter eine persönliche Schublade bekommen, schlägt Skuin vor: „Ob darin Chaos herrscht, hat den Chef nicht zu interessieren.“

 

3. Mitarbeiter können sich von Überflüssigem nicht trennen.

„Das brauch‘ ich noch!“ Diesen Einwand hört man oft beim „ersten S“ der 5S-Methode, dem Ausmisten. Manche Mitarbeiter haben das Gefühl, der Chef will ihnen was wegnehmen – und gehen auf die Barrikaden.

Andreas Skuin kennt eine einfache Strategie dagegen: „Die Dinge, die der Mitarbeiter noch zu brauchen glaubt, legt er in eine separate Kiste. Wenn er etwas davon braucht, darf er es sich einfach aus der Kiste nehmen. Dann legen Sie gemeinsam mit ihm einen Zeitraum fest, zum Beispiel drei Monate. Alles, was nach diesen drei Monaten immer noch in der Kiste liegt, wird weggeworfen.“

 

4. Ein Mitarbeiter ist ein Messie.

Mancher Mitarbeiter tut sich mit der 5S-Methode schwerer als andere – sei es, weil er unordentlich ist oder phasenweise überlastet. Patenschaften können hier helfen. Andreas Skuin rät außerdem, 5S in der täglichen Morgenbesprechung zu thematisieren, die im Lean Management üblich ist: „Wo stehen wir bei 5S? Wer braucht Unterstützung?“ Zwang würde Kaizen-Berater Skuin in solchen Fällen nur als allerletztes Mittel einsetzen. Vielmehr vertraut er auf die Macht der Gruppendynamik: „Wenn die Kollegen die 5S-Methode verstanden haben, kriegt der Messie schon Druck von den Kollegen. Denn damit es funktioniert, müssen alle mitziehen.“

 

5. Nach ein paar Wochen sieht es im Betrieb genauso chaotisch aus wie vorher.

Probleme bereitet erfahrungsgemäß das „fünfte S“: Alte Verhaltensweisen abzulegen und neue einzuhalten, das fällt vielen vor allem am Anfang schwer.

 

Unternehmer können ihre Leute dabei unterstützen: Wie wär’s beispielsweise mit einer Belohnung, wenn das Team die neue Ordnung einen Monat lang durchgehalten hat? „Ganz wesentlich ist außerdem, dass der Chef 5S vorlebt“, sagt Skuin, „schließlich prägt er die Kultur des Unternehmens.“


Kosten, Aufwand und Termine

Kosten:

Der Beratungstag kostet 799 € . Dazu kommen Spesen wie Übernachtung sowie eine Kilometer Pauschale in Höhe von 0,40 €. Alle Preise zuzüglich MwSt. 

 

Zeitbedarf:

Je nach größe und Aufwand zwischen ein bis drei Tagen (weitere Unterstützung nach Erstberatung auf Anfrage).

 

Anmeldung:

Termine auf Anfrage.

About Us

Mehr als 40 Jahre Erfahrung rund um die Kfz-Reparatur.

Stellschrauben UG (haftungsbeschränkt)

Düsseldorfer Str. 29

42115 Wuppertal

Tel: +49 (0) 202 - 759 59 39

Mobil: +49 (0) 171 - 33 11 305

E-Mail: info@stellschrauben.org