Mit der 5S-Methode, oder auch 5A-Methode genannt, vermeiden Sie Chaos am Arbeitsplatz. Die 5S-Methode kommt aus japanischen Produktionskonzepten.

In den 50er Jahren führte der Produktionsleiter Taiichi Ohno das sogenannte Toyota-Produktionssystem ein.

Sein Ziel: die Produktion des japanischen Autobauers effizienter machen. Um das zu erreichen, entwickelte er unter anderem die 5S-Methode.

Eine wichtige Rolle spielt hierbei die Management-Philosophie des Kaizen, hierzulande auch bekannt als KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess)
Prozesse werden Schritt für Schritt immer weiter verbessert und dazu ist jeder mitverantwortlich.

In den 90er Jahren wurde das Toyota Produktionssystem durch das Buch

„Die zweite Revolution in der Automobilindustrie“ bekannt. Hier prägte es das Schlagwort Lean Management.

Typische Kennzeichen von mangelhafter Ordnung und schlechter Arbeitsorganisation sind:

• Gegenstände/Ersatzteile werden ständig gesucht

• Werkzeuge und Arbeitsmittel scheinbar verschwunden

• Lange Such- und Wartezeiten

• Arbeitsplätze und Wege blockiert

• Arbeitsunfälle häufen sich

Mit der 5S-Methode halten Sie Ihre Kundenzone, Werkstatt, Lager-und Arbeitsplätze ordentlich und sauber. Alle Abläufe werden übersichtlich und sicher organisiert und das lästiges Suchen oder unnötige Wartezeiten werden verringert oder ganz beseitigt.

„5S“ steht für die Anfangsbuchstaben der fünf Schritte, mit denen Ordnung und Sauberkeit in ihrem Betrieb hergestellt und aufrecht erhalten werden können. In der deutschen Übersetzung beginnen die Schritte alle mit "A", weshalb im deutschsprachigen Raum auch von der 5A-Methode gesprochen wird.

Wo liegt der Unterschied zwischen 5 S und 5 A ?

Ursprünglich leiten sich die 5S von den japanischen Begriffen Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ab – das sind die fünf Schritte der 5S-Methode.

Sinngemäß übersetzt bedeuten sie:

1. Sortieren
2. Systematisieren
3. Saubermachen
4. Standardisieren
5. Selbstdisziplin üben und ständig verbessern

Anders übersetzt wird aus der 5 S- die 5 A-Methode

1. Aussortieren
2. Aufräumen
3. Arbeitsplatz säubern
4. Anordnungen zum Standard machen
5. Alle Punkte einhalten und verbessern

 1. Aussortieren (Seiri)

Zuerst wird der komplette Arbeitsplatz untersucht und entschieden, welche Gegenstände für die Arbeit benötigt werden und welche nicht. Alles was man nicht braucht wird ausgemistet. Relevante Fragen dabei:

•  Finde ich alle Gegenstände sofort, die ich für meine Arbeit benötige?
• In welchen Situationen verschwende ich Zeit mit der Suche?
• Befinden sich Gegenstände an meinem Arbeitsplatz, die ich gar nicht brauche?
• Wie lange suche ich nach Technischen Informationen?
• Wo stehen Geräte und Maschinen?
• Wie lange sind die Wegzeiten?
• Stapeln sich längst erledigte Unterlagen auf meinem Schreibtisch, weil schon länger keine Ablage mehr gemacht wurde?

Das Ziel: Suchzeiten verringern, für mehr Übersicht und mehr Platz sorgen und sich einen Überblick über die Bestände verschaffen.

2. Aufräumen beziehungsweise ergonomisch anordnen (Seiton)

Schaffen Sie eine nützliche Anordnung aller Gegenstände am Arbeitsplatz und weisen Sie den Gegenständen einen festen Platz zu. Alles, was häufig gebraucht wird, sollte griffbereit sein. Weniger oft Verwendetes wird so verstaut, dass es nicht im Weg ist, so z.B. im Lager.

Dies kann folgendermaßen aussehen:

• Flächen und Wege werden entsprechend gekennzeichnet.
• Lagerplätze, Regale und Schränke erhalten eine Beschriftung.
• Werkzeuge werden sortiert und in dazugehörige Schubladen einsortiert.
• Alle Werkstatt Geräte und Maschinen erhalten einen festen Platz der gekennzeichnet wird.
• Mülltonnen und Abfalleimer werden beseitigt und durch Müllstationen mit festem Konzept und festem Platz ersetzt

Bei der Auswahl dieser festen Plätze sollten die definierten Arbeitsprozesse beachtet werden. Ziel ist es, die Wege so weit wie möglich zu verkürzen.

5S spart Zeit

Wenn der Arbeitsfluss unterbrochen wird, oder die Wegzeiten zu lang sind, verlieren Sie jedes Mal unheimlich viel Zeit.
Doch genau das passiert, wenn ein Mitarbeiter erst sein Werkzeug suchen muss, oder in der Werkstatt herumirrt und das Klima Gerät nicht findet. Und wenn das Arbeitsmaterial überall verstreut ist, muss der Mitarbeiter zudem noch ständig hin- und herlaufen.

5S minimiert Verschwendung:

Wenn Sie keine richtige Ordnung haben, kennen Sie auch Ihre Bestände nicht! Und wenn der 13 Maulschlüssel mal wieder partout nicht auffindbar ist? Wird eben ein neuer angeschafft.Das kostet unnötig Geld – ebenso wie Defekte, die dadurch entstehen, dass alles wild durcheinander liegt.

5S erhöht die Arbeitssicherheit

Vor allem in Handwerksbetrieben gilt: Je größer die Unordnung, desto größer das Risiko von Arbeitsunfällen. Durch eine ordentlich und saubere Werkstatt minimieren Sie das Risiko

5S macht Übergabe leichter

Wenn sich nur der einzelne Mitarbeiter in seinem Chaos zurecht findet, dann sind Probleme vorprogrammiert. Zum Beispiel wenn er mal krank oder im Urlaub ist. Denn neue Kollegen brauchen lange, bis sie sich zurechtfinden.

5S fördert das Wohlbefinden

In einem sauberen und ordentlichen Umfeld macht die Arbeit einfach mehr Spaß. Und ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz ist der Gesundheit zuträglich.

5S verbessert die Außenwirkung

Werden Kunden oder Geschäftspartner in der Firma herumgeführt, muss sich keiner für das herrschende
Durcheinander schämen.

5S schafft Platz

Wenn entsorgt wird, was niemand braucht, entsteht freier Raum, der sich sinnvoll nutzen lässt.

Widerstände gegen 5S und wie man sie auflöst. Andreas Skuin gibt Tipps wie man die Mitarbeiter überzeugen kann mitzuziehen.

Wer will, dass Mitarbeiter ihr Verhalten grundlegend ändern, muss mit Widerstand rechnen – das gilt auch für die 5S-Methode. 

1. Mitarbeiter meinen, keine Zeit für die 5S-Methode zu haben.

Die 5S-Methode ist kein Projekt, das man durchzieht und abhakt. Wer dauerhaft einen effizient organisierten Arbeitsplatz will, braucht eine tägliche Routine: verwendetes Werkzeug zurück an seinen Platz legen, den Arbeitsplatz sauberhalten, Maschinen regelmäßig warten.

Dafür muss sich jeder Mitarbeiter täglich Zeit reservieren – und so mancher meint, die nicht zu haben. Ein Argument, das zu kurz greift, sagt Skuin: „Das ist genauso unsinnig wie: "Ich hab‘ keine Zeit, die Säge zu schärfen, ich muss sägen." Genau das gilt es dem Team vermitteln: dass sich durch effizientere Abläufe viel mehr Zeit sparen lässt, als es kostet, kurz den Arbeitsplatz in Ordnung zu bringen.

Gerade für das „erste S“ der 5S-Methode, das Aussortieren, sollte man allerdings ausreichend Zeit einplanen: Ein jahrelang, vielleicht jahrzehntelang vermülltes Lager lässt sich nun einmal nicht in einer halben Stunde entmüllen und sinnvoll neu organisieren. Ein Tipp des Kaizen-Experten Skuin: „Machen Sie eine Party draus!“ Wenn alle mit anpacken und der Chef hinterher zum Grillen einlädt, ist das Team sicher motiviert bei der Sache.

2. Mitarbeiter fühlen sich durch die 5S-Methode überreguliert.

„Jetzt darf ich nicht mal mehr ein Foto meiner Kinder auf den Schreibtisch stellen!“ – „Wenn ich meinen Locher drei Zentimeter zu weit links hinstelle, fallen wir beim 5S-Audit durch – lächerlich!“ Zwei typische Proteste gegen die 5S-Methode – die sich aber leicht entkräften lassen, wie Skuin erklärt: Denn wie genau man es mit 5S nimmt, könne jede Firma selbst entscheiden. Wer es affig findet, auf dem Schreibtisch einen Platz für den Locher zu markieren, belässt es bei der simplen Regel: Auf jedem Schreibtisch muss ein Locher stehen. „Wichtig ist, dass der eingeschlagene Weg zu Ihrem Unternehmen passt“, sagt Skuin.

Auch persönliche Gegenstände am Arbeitsplatz müssen nicht tabu sein. Zudem könne auch jeder Mitarbeiter eine persönliche Schublade bekommen, schlägt Skuin vor: „Ob darin Chaos herrscht, hat den Chef nicht zu interessieren.“